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¿Siempre llegas tarde? Estas 6 prácticas te ayudarán a optimizar tu tiempo

Mundo laboral
27/12/2018 06:44 pm

Es sumamente necesario que valoremos tanto el tiempo que invertimos con cada cliente como el que ellos invierten en nosotros.


En el mundo de los negocios es común sentir que nos falta tiempo para terminar con los pendientes, entregas o citas con clientes. Por ello, siempre intento aprovechar y maximizar todas las horas disponibles, pero, ¿respetamos de la misma manera el tiempo de los demás?

Ante esta pregunta me remonto a mi artículo publicado en Entrepreneur en Español Cómo ser puntal, en donde te platico cómo es que la organización y el interés no solo te ayudan a cumplir con aquello que necesitas realizar, sino que además; al cumplir en tiempos, contribuyes a la generación de confianza entre tú y las personas con quienes te desenvuelves en el ámbito profesional.

Ahora bien, cómo se afrontan las situaciones en las que el tiempo de los demás es crucial e igual de importante que el nuestro. Si bien es verdad que a muchas personas no les gustan las reuniones de trabajo porque en la mayoría de las ocasiones son innecesarias, y únicamente roban tiempo productivo, siempre será imprescindible que tu asistencia sea de manera puntual.

Este es un ejemplo real que he vivido


En muchas ocasiones me ha tocado que clientes me citen para una junta con la finalidad de tratar algún tema en específico. Al acordar la hora, confirmo la disponibilidad y me aseguro de que estaré ahí para revisar y/o resolver cualquier situación.

Yo me considero una persona puntual, por lo que organizo mi día acorde a las reuniones de trabajo que pueda llegar a tener. En esta ocasión diré que la junta quedó programada a las 4:00 de la tarde, por lo que llegaré alrededor de las 3:50 p.m. tomando en cuenta el tiempo para estacionarme, subir las escaleras, hablar con la persona en recepción y acomodarme en la sala de juntas. Pero, ¡oh sorpresa! Dan las 4:00 de la tarde y es típico que apenas en este momento comienza el show.

Este inicia con la persona que argumenta que "aún tiene que ir por su café", seguida de aquella que "apenas va a poner la presentación en un USB" para que puedan proyectarla. Y, por otro lado, encontramos a otra persona; normalmente el director que es quien tendría que dar el ejemplo de la puntualidad, excusándose porque "salió tarde de la reunión anterior". Incluso, siempre existe alguien que inicia el “small talk” y bastará con que otra persona opine sobre el tema para que la reunión inicie aún más tarde.

Paréntesis
Este relato me recuerda a la película de The Devil Wears Prada, específicamente una escena en donde Meryl Streep está eligiendo outfits. Quien, al sentir que nadie le resuelve nada dice: "Why is no one ready?". Así me siento yo siempre en este tipo de situaciones. Puedes ver esta escena dando clic aquí.

Todo esto quiere decir tan solo una cosa: la junta comenzará a las 4:30 de la tarde. Y en estos 30 minutos que acaban de pasar, todos los miembros del equipo perdieron tiempo productivo de trabajo que tendrán que reponer después. Además, es probable que algún asistente, o varios, se sientan desmotivados al notar la falta de compromiso por parte de los demás.

Estos panoramas son más comunes de lo que creemos, pero no por eso quiere decir que sean los indicados para trabajar. Por ello, como siempre digo, es necesario respetar el tiempo de los demás tanto como tú deseas que respeten el tuyo

Ya sea que tengas una reunión de trabajo en una empresa, una comida de negocios o incluso una llamada para atender un tema determinado. Evita disponer del tiempo de otros. Todos tenemos compromisos, pendientes e incluso temas personales que atender.
Asimismo, y en el caso de que seas tú quien esté esperando a que comience la reunión, que llegue tu cliente al restaurante o estés esperando una llamada, toma tú la iniciativa y hazles ver de manera educada que tú ya estás listo y que el tiempo programado ya está corriendo. 

Prácticas que te servirán para optimizar tu tiempo y el de los demás


Al emplear las siguientes prácticas estarás optimizando tu tiempo y valorando el de los demás.

Notifica con tiempo
Si vas a llegar tarde ten la cortesía de avisar al menos con una hora de antelación. En caso de que no puedas atender presencialmente a una reunión avisa al menos con un día de anticipación y ofrece una solución; por ejemplo, utilizar Skype o Google Hangouts para poder acudir virtualmente.

Evita interrumpir
Si llegas tarde recuerda que esta junta ya ha iniciado sin ti y no hay necesidad de que rompas el ritmo o desconcentres al equipo compartiendo el porqué de tu retraso. En este momento únicamente debes centrar tu atención en integrarte al tema en cuestión.

Presta atención
Escucha atentamente lo que tu cliente o tus compañeros de equipo están compartiendo, ya que si no lo haces, además de quedar mal, estarás haciéndoles perder tiempo y estarás restándole tiempo productivo a tu día.

Sé conciso
Prepara la información que vas a compartir antes de llegar. Ser concisos evita que abusemos deliberadamente del tiempo de otros y fomentaremos reuniones prácticas y dinámicas.

Llega con tiempo
Si te toca exponer o dar una plática, llega con el tiempo necesario para comprobar que todo está en orden y funcionando; laptop, proyector, pizarrón, internet, micrófono, etcétera.

Adminístrate bien
Protégete y protege a tus clientes administrando bien tus tiempos. Esto los hará sentirse cómodos y con la certeza de que pueden confiar en ti.

Y no olvides: respeta el tiempo de los demás, tanto como tú deseas que respeten el tuyo.

¿Quieres conocer otras maneras en las cuales puedes hacer feliz a su equipo de trabajo? Lee mi artículo Tu equipo necesita que cumplas con al menos 2 de estas 4 acciones para trabajar feliz.


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