Volveré pronto

Acciones para no procrasticar al hacer home office [en tiempos de cuarentena]

Experiencia
21/03/2020 06:09 pm

¿Estás comenzando a pasarla mal al hacer home office durante tantos días seguidos? ¿Te sientes improductivo? ¿No sabes por dónde empezar?


No te preocupes, sé por lo que estás pasando. Y lo sé porque yo pasé por esto mismo cuando decidí emprender Amaranto Comunicación Creativa. De un día para otro pasé de trabajar en un corporativo a pensar: "Y, ¿ahora por dónde empiezo?". Una pregunta que aún recuerdo hacérmela a mí misma desde la mesa del comedor de mi, en aquel entonces, departamento.  

Han pasado ya cinco años desde ese momento y puedo admitir que fue a prueba y error que descubrí aquellas acciones que, por fin, me ayudaron a organizarme, sentirme cómoda en mi espacio de trabajo, separar mi vida laboral de la personal y, sobre todo, a no dejar de ser productiva. 

Y es que hacer home office no es fácil, lo acepto. En su momento para mí también era maravilloso despertar, bañarme, arreglarme, desayunar y manejar a mi trabajo. Y a las seis o siete de la tarde apagar la laptop para estar de nuevo en el carro con dirección a mi casa. Un espacio en el cual desconectar y olvidarme del mundo hasta el día siguiente. Maravilloso, ¿cierto? Pero, ¿qué sucede cuando es inevitable hacer home office? A lo largo de este artículo te comparto todo lo que sé, lo que aprendí y lo que me ha funcionado.

Las partes invisibles del home office

Dejaré a un lado el pasado para volver realidad actual: hacer home office en tiempos de cuarentena. Aunque si te soy sincera, todos estos consejos te podrán seguir acompañando a lo largo de toda tu vida. Ya sea porque tomas la decisión de emprender o porque necesites nuevamente hacer home office en algún otro momento de tu vida. Así que, atención que esto te será útil para siempre.

Lo primero que hay que reconocer es que este esquema de trabajo tiene muchas partes invisibles. Ya que no se trata únicamente de prender la computadora desde la cama o el sillón de tu casa y trabajar. No. Hacerlo desde casa supone muchas cuestiones invisibles que uno comienza a ver pasados unos cuantos días de haber empezado a trabajar de esta manera. 

La importancia de una rutina
El no tener que salir de casa siempre se siente como una bocanada de aire fresco. Lo cual quiere decir que los primeros días sentirás que estás de vacaciones y comenzarás a bajar la guardia. No lo hagas. Entrar en un modo de trabajo "relajado" es el primer foco rojo que vas a poder identificar. Y, por ello, es importante que redefinas tu rutina. Una que te permita cambiar el chip de "estoy en casa, ¡qué bien!" a "estoy en casa, pero, ¡en modo trabajo!" de manera rápida y eficaz. Más adelante te diré cómo lograrlo.

Te recomiendo ampliamente el podcast Entiende tu mente, sobre todo el episodio 122 titulado "Trabajar desde casa y por cuenta propia". Yo al escucharlo, me emocioné por lo mucho que me identifiqué. 

La relevancia del orden
En una oficina física uno confía en que siempre hay ese "alguien" delegando y presionando para que todos hagan su trabajo o todo salga en tiempo y forma. Cuando se trata de estar en casa, realmente nadie está detrás tuyo. Sí, puede haber llamadas o videoconferencias, pero nadie está pasando al lado tuyo o pidiéndote que pases a su oficina a revisar pendientes. Por lo que cuando se trata del home office, todo depende meramente de ti. Todo se vuelve un poco más tu responsabilidad. Pero no te preocupes que voy a decirte cómo comenzar a organizarte para cumplir con tu trabajo diario.

La comunicación como un pilar
Es verdad que la tecnología es muy bonita, pero solo hasta que comienzan los problemas de comunicación. Cuando uno está físicamente en una oficina es fácil decirle a tu compañero: "¿Me ayudas con esto?". Sin embargo, si todos de la noche a la mañana trabajan desde casa, todo se ralentiza. Esto sucede  porque la gente comienza a "no estar disponible". Se vuelve cada vez más común la frase: "Estoy ocupado(a)". ¿Por qué? Vuelvo al punto uno. Si no hay rutina, no hay punto dos: orden. Y si no hay orden, no hay espacio para la comunicación clara. Es así de sencillo.

Entonces, ¿por dónde debes empezar?

7 acciones para trabajar y ser productivo desde casa


 Si no hay nadie que revise si estás, o no, trabajando, ¿entonces para qué trabajas? Bueno, pues en primera instancia porque la empresa para la cual trabajas necesita seguir operando, entregando y generando dinero. Sea tu empresa o la de alguien más, lo que hagas o dejes de hacer va a generar un impacto. Aquí lo importante es que tu motivación no decaiga, algo común con el home office cuando no hay una estructura de fondo o unos pasos a seguir. Por lo que, ¡ha llegado el momento! A continuación te voy a compartir las siete acciones que cambiaron la manera en la que trabajo, ¡siempre para mejor!

1. Haz ejercicio
¿Qué? ¿En serio empiezas por el ejercicio Paola? ¡Renuncio! A ver, guardemos la calma. Yo hace algunos años hacía ejercicio por las noches. Me funcionaba perfecto, aun después de un largo día de trabajo. La gran diferencia es que cuando tenía esa rutina, yo trabajaba para una empresa ya establecida. Y lograba desconectar al completo apenas pisaba la calle. Actualmente, y al todo depender de mí, me he dado cuenta que empezar por el ejercicio me llena de energía y me ayuda a despertar la mente. Algo fundamental cuando se trata de hacer home office. Así que sí, yo te recomiendo que empieces por el ejercicio, en ayunas y con entusiasmo. 

2. Date un baño y arréglate
Hagas o no ejercicio por la mañana, es importante que te bañes y te arregles. Yo durante mucho tiempo no comprendí que este paso era básico. Cuando recién comencé me costaba salir de la pijama o de la ropa de gym. Esto me creas o no, me hacía improductiva. En ese momento no entendía por qué, pero un día me di cuenta de que me hacía improductiva porque nunca sentía que "arrancaba" con mi día. ¿No me crees? Hazte la siguiente pregunta: ¿quién va a la oficina sin bañarse y sin arreglarse? Espero que nadie. Lo que quiero decir con esto es que hacer home office requiere de esos primeros pasos que nos ayudan a sentir que estamos listos para ponernos manos a la obra. Y uno de ellos es precisamente tomar un baño y estar "presentables". No se trata de vestirnos de gala, no. Se trata de estar listos. 

3. Define cuál será tu espacio de trabajo
En mi caso vivir sola y emprender sucedieron casi al mismo tiempo, por lo que conforme iba obteniendo clientes iba adquiriendo muebles. Prueba de ello es mi escritorio blanco, el cual me ha acompañado a lo largo de estos cinco años. Un escritorio suficientemente amplio para que ante todo reine mi comodidad. Y es que para poder hacer home office es importante definir un espacio cómodo y tranquilo. Donde puedas evitar, en la medida de lo posible, las distracciones y que, además, te invite a trabajar. Nada de estar en la cama, en el sillón o en el comedor. Un escritorio para trabajar es lo yo te recomendaría. Así tu cerebro entenderá que ese espacio es "EL LUGAR" para trabajar. Deja tu cama para dormir, tu comedor para comer y tu escritorio para.......¡eso! Para trabajar. Además, gracias a esto estarás cumpliendo con otro aspecto fundamental: no mezclar tu vida laboral con tu vida personal. 

4. Programa en un calendario todas tus actividades
Tómate un tiempo para planificar tus entregas. Si esto es nuevo para ti hazlo un día a la vez. En cuanto agarres el ritmo podrás planear toda tu semana; y así sucesivamente. Esto te brindará claridad y evitará ese sentimiento de estar "perdido". Te comparto un ejemplo con base en mi semana del lunes 16 al miércoles 18 de marzo para el contenido que publiqué para Amaranto en redes sociales. Yo me ayudo de un Excel en Google Docs. Las columnas me ayudan a seguir un orden por fecha, red social, tipo de contenido, copy que acompaña cada post, hashtags empleados, el diseño y la hora de publicación. Esto lo hago para todos y cada uno de mis clientes, ya que me permite cumplir con las entregas, saber qué se ha hecho, qué falta y, sobre todo, darles claridad y tranquilidad a mis clientes. Por supuesto que también utilizo un calendario físico en mi escritorio y empleo el método del Bullet Journal, pero de eso te hablaré en otro artículo.



5. Empieza siempre por lo más pesado para no procrastinar
En insta stories te preguntaba qué tipo de actividades te orillan a dejar todo para "después". Y tres de las respuestas que más se repitieron fueron:

  • Los que no tienen fecha de entrega.
  • Enviar y/o leer correos.
  • Hablar con clientes complicados.

Y yo si te tuviera que dar un único consejo sin duda sería: "Empieza siempre por lo que te da más pereza". Te lo digo porque he estado ahí. Sé lo que es posponerlo, decir "luego" o querer dejarlo para después. Sin embargo te puedo decir que eso es un error que debes evitar. Dejar las cosas para después solo te suma una carga mental y un estrés innecesario en tu día. Además, frena la fluidez y detiene tu creatividad. Hazte la siguiente pregunta: ¿hay algo hoy que me cueste más o que no quiera hacer? Si lo detectas, empieza tu día por eso. Quítatelo de encima y te aseguro que tu día será mucho más llevadero, tranquilo y productivo.



6. Recuerda cumplir con tus deadlines
Ok, ya tienes un calendario con aquellas actividades que tienes que hacer durante la semana. Y para este punto también debes tener claridad en relación a aquellos pendientes que van a requerir un poco más de tu esfuerzo. En resumen, ya sabes cuándo y con qué empezar, pero, ¿sabes cuándo debes entregar y/o terminar cada tarea? Tener claridad en los tiempos de entrega te quita otro gran peso de encima. Además te permite seguir siendo una persona comprometida y responsable. 

7. Haz un espacio para el descanso
Cuando trabajas desde casa y ya tienes un ritmo habitual de trabajo es fácil pasar horas y horas frente a tu computadora. ¡Detente! También es importante que te des pequeños espacios durante el día para descansar la mente y darte un respiro. Creeme, ya he pasado por varias etapas y entre ellas hay una a la cual no quieres llegar: el burnout. No permitas que el cansancio extremo acabe contigo, con tu creatividad y tu productividad. Respeta tu tiempo de desayuno y comida. Y si tienes sueño, toma una pequeña siesta de 15 o 20 minutos. Verás que cuanto más hagas home office más aprenderás a escuchar tu cuerpo.

¿Cuál de estas acciones crees que te vaya a ayudar más? Por mi parte espero que todas ellas te sean de gran utilidad y eviten que pierdas tiempo en el proceso. Y, por supuesto, si tienes alguna pregunta no dudes en escribirme al correo hola@esamaranto.mx. Con gusto intentaré ayudarte.

¿Quieres leer más acerca de este tema? Te comparto 5 cosas que a mí me han funcionado, para que en estos días de cuarentena te sea más fácil entrar a la rutina laboral sin estar en una “oficina” como tal. Y, por supuesto te reitero los 3 pasos para dejar de procrastinar al hacer home office

 
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